menulis email

email atau elektronik mail adalah sarana untuk surat menyurat, baik itu secara pribadi maupun perusahaan. email sudah menjadi hal yang lumrah di saat sekarang ini.

pernah atau sering kah dengar ucapan ini, “nanti gw kontak elo yah, cuman jangan lupa kasih tahu email elo apa, jadi kita bisa kontak terus”.

sudah sangat biasa kan, malah sekarang sudah dibuatkan semacam etika dalam ber-email, hal ini untuk menghindari kesalahpahaman dalam ber-email, malah untuk segi perusahaan dibuatkan semacam footer email di mana memberitahu email tsb memang dari perusahaan tsb.

variasi email yang lain adalah signature email pribadi, hal ini berisi informasi tentang pengirim email tsb, misal nama, alamat, nama perusahaan dan lain-lain, cuman agak berhati-hati jika memberikan informasi tentang pribadi di email takut disalahgunakan saja.

ternyata email juga ikut akan trend, misal tentang global warming, maka di footer biasanya peringatan jika ingin print email ini tolong perhatikan lingkungan.

tapi yang menarik perhatian adalah bagaimana mengirim suatu email dengan menggunakan suatu avatars atau icon gambar yang bergerak (lupa istilahnya nih) untuk mengungkapkan suatu keadaan atau emosi atau apapun kondisinya. kalau dulu hanya berupa simbol saja seperti jika tersenyum menggunakan , kalau sedih menggunakan dan lain-lain, biasanya diwakili oleh smiley.

contoh seperti ini

tapi perkembangan saat ini, ekspresi ini semakin berkembang, saya menggunakan ekspresi tertentu di email dengan mengambil avatars atau icon dari forum-forum yang ada, kenapa dilakukan karena ini membuat email menjadi semakin berwarna dan bisa mengetahui kira-kira ekspresi teman kita seperti apa, tapi tolong diperhatikan adalah biasanya pengiriman email dengan gambar ekspresi dilakukan untuk email pribadi yah.

semoga berguna

btw, jika tahu web tentang ekspresi yang lain seperti gambar-gambar, minta sharingnya yah

jangan menyalahkan, check ur self

A :  ” project gw gagal karena si X tidak mau bekerjasama “

A : ” gw ga lulus nih karena dosennya killer”

A : ” harusnya mereka itu mau mendengarkan gw jadi projectnya bisa berhasil “

pernah mengalami hal di atas atau merasakan seperti di atas di mana ada kegagalan terus berusaha untuk membela diri sendiri dengan mencari penyalahan atas kegagalan tsb, mencari penyalahan dilakukan bisa kepada orang atau sistem atau karena kondisi tertentu.

menurut gw sih itu sesuatu yang manusiawi sekali atau wajar lah dibilangnya karena kita kecewa karena sesuatu hal, padahal kita sudah menaruh harapan bahwa hal itu akan berhasil. ditambah lagi jika orang lain menaruh harapan supaya kita berhasil maka ini jadi beban dan jika tidak berhasil maka bisa membuat kita menyalahkan orang lain atau sistem atau kondisi tertentu.

terus gimana dong ???

karena berusaha mencari pembelaan diri maka hal ini wajar saja tapi jangan berlarut dong apalagi jika sampai menyimpan sesuatu perasaan yang tidak baik maka hal ini tidak wajar lagi.

supaya kita tidak jadi pribadi yang negatif maka perasaan kecewa segera jadikan menjadi hal yang positif caranya segera evaluasi kenapa hal itu gagal atau tidak sesuai dengan harapan kita, evaluasi ke diri kita sendiri sebelum menyalahkan orang lain, karena siapa tahu saja ternyata ini kita yang kurang maksimal dalam proses tsb cuman karena kita punya harapan supaya berhasil dan ditambah ada harapan orang lain yang kita pikul maka hal ini membuyarkan penilaian kita untuk hal ini.

setelah evaluasi, maka ambil langkah-langkah supaya hasil evaluasi atas diri kita sendiri (penyebab gagal) bisa dijadikan motivasi terhadap diri sendiri untuk membuktikan bahwa kita mempunyai kualifikasi yang lebih. kalau kata big bro sih mundur 1 langkah untuk kemudian segera berlari secepatnya mengejar ketinggalan.

karena buat kecewa terhadap kegagalan terus kita sesali lebih baik perbaiki diri kita sendiri untuk lebih baik dan buat kita memang selalu akan lebih baik dalam segala hal, jadikan setiap kegagalan sebagai motivasi supaya kita terus menjadi yang lebih baik.

BusinessPassion

Ada satu acara di MetroTV pada malam minggu (sabtu malam) tentang Biography orang-orang yang sukses, bercerita tentang bagaimana perjuangan mereka untuk sukses, bagaimana sikap mental mereka dalam menghadapi kegagalan dalam berbisnis cuman ada satu hal yang sangat menarik yaitu KECINTAAN (passion in business) mereka terhadap bisnis yang mereka lakukan.

Suatu pelajaran yang bisa dipetik dan diterapkan dalam kehidupan kita ini supaya bisa mengikuti jejak-jejak mereka yang telah sukses. Bagaimana mereka yang telah sukses dalam berbisnis dimulai dikarenakan karena mereka cinta terhadap bisnis mereka dan ingin supaya merk (brand) bisnis mereka bisa terkenal ke seluruh dunia dan menjadi nomor satu. Rasa cinta terhadap bisnis mereka yang menyebabkan mereka bertahan walaupun bisnis mengalami kegagalan, kegagalan tsb tidak membuat mereka putus asa dalam berbisnis. Malah dengan kecintaan itu membuat mereka bisa melihat suatu mimpi masa depan yang tidak bisa oleh orang yang lain, dengan mimpi dan cinta membuat mereka berjuang terus dan dengan kemampuan mereka, sikap mental, melihat banyak peluang yang bisa dimanfaatkan dan akhirnya mereka berhasil menggapai yang namanya sukses dan hal ini bisa dilihat oleh banyak orang, tetapi sikap mental yang membuat mereka tidak berleha-leha setelah sukses tetapi terus berjuang untuk meraih sukses yang lain.

Ada suatu perbuatan yang dilakukan mereka sukses ini yaitu bagaimana mereka dikarenakan kecintaan membuat mereka mau dan rela melayani customer mereka secara langsung, tidak gengsi padahal mereka ini adalah pemilik perusahaan. Dan mereka sangat menikmati bagaimana mereka berinteraksi dengan customer secara langsung, bagaimana menjalin komunikasi dengan customernya, dibenak mereka semua orang adalah customer yang harus dilayani dan dibuat senang supaya tidak kecewa. Dan hal ini yang jarang bisa dilihat oleh para pemimpin perusahaan yang ada di Indonesia, mungkin hal ini juga yang membuat mengapa perusahaan di Indonesia belum bisa men-dunia.

Tantangan buat kita semua dan buktikan bahwa kita bisa menjawab tantangan tersebut.

learning organization

awalnya dapat email dari atasan yang menantang siapa orang yang mau menjadi agen perubahan , orang-orang yang “haus” akan ilmu dan menyampaikan hal-hal yang menarik berdasarkan fakta atau lesson learned. dari hal ini maka dicoba mencari lebih banyak informasi tentang learning organization hasil pencarian maka didapat hal yang menarik untuk dibahas, saya mengambil referensi dari International Workshop: Creating A Learning Organization in Your Company, yang diselenggarakan 17 Mei 2005 oleh Sekolah Bisnis dan Manajemen ITB dan juga tulisan dari Leksana TH dengan judul Learning Organization.

latar belakang learning organization

didasarkan oleh perubahan dunia bisnis secara cepat dan tidak terduga, untuk selamat maka organisasi bisnis harus cepat membaca dan mengenali kondisi-kondisi baru dan segera beradaptasi terhadap perubahan itu. kunci utama agar selalu beradaptai dengan cepat dan tepat adalah menerapkan organisasi pembelajar atau learning organization.

pemahaman learning organization

learning organization adalah organisasi yang terlaltih dalam menciptakan, meraih, dan mengubah pengetahuan/informasi dan memperbaiki sikapnya untuk mencerminkan pengetahuan dan pandangan baru. ada 3 gelombang mengenai pembelajaran (learning) adalah (1) organisasi dan perusahaan berkonsentrasi pada peningkatan proses kerja (improve work process), dalam fase ini, muncul konsep “kaizen”, TQM dan konsep-konsep lain yang berbasiskan pada mengatasi hambatan dan batasan. (2) fase kedua memfokuskan pada peningkatan mengenai cara bekerja (improve how to work), fase ini berkutat pada improvisasi cara berpikir dan pembelajaran mengenai masalah-masalah sistem yang dinamis, kompleks dan mengandung konflik. (3) konsep pembelajaran benar-benar tertanam dalam organisasi sebagai cara pandang dan berpikir para pimpinan dan pekerja.

tahapan membangun learning organization

dalam artikel tsb diberikan contoh aplikasi konsep learning organization dari PricewaterHouseCoopers(PwC), awalnya adalah membangun knowledge management sebagai implementasi dari implementasi learning organization, PwC perusahaan yang bergerak pada bisnis konsultan maka dibutuhkan knowledge management yang kuat maka dibentuk Knowledge Management Departemen dalam Business Development. sharing informasi adalah kunci sukses, termasuk di dalamnya berbagi pengalaman kesuksesan dan kegagalan tender.

selain dari PwC, ada juga penerapan learning organization dari perusahaan Accenture, dipaparkan bagaimana perusahaan Accenture mendapatkan keuntungan dari organisasi “belajar” yaitu organisasi tsb dapat menjadi lebih efisien, efektif, serta fleksibel. yang menarik adalah pembelajaran adalah kehidupan itu sendiri.

dari contoh di atas untuk membangun suatu learning organization diperlukan komitmen yang kuat dari pemegang saham dan top manajemen. selain itu diperlukan perubahan sistem dan struktur organisasi yang tepat dan efektif, pembagian tugas, alokasi tanggung jawab, proses bisnis yang efektif, fasilitas pembelajaran sesuai kebutuhan peningkatan kompetensi inti perusahaan. penggunaan peta kompetensi yang berisi kelengkapan kompetensi human interaction effectiveness, leadership, characters, kompetensi teknis, pengetahuan industri beserta teknologinya menjadi prasyarat mutlak jika ingin berhasil membangun learning organization.

pilar-pilar dalam learning organization

menurut Peter Senge ada lima displin (pilar) untuk membuat organisasi menjadi organisasi pembelajar yaitu (1) personal mastery – belajar untuk memperluas kapasitas personal dalam mencapai hasil kerja yang paling diinginkan dan menciptakan organisasi yang menumbuhkan seluruh anggotanya untuk mengembangkan diri mereka menuju pencapaian sasaran dan makna bekerja sesuai dengan harapan yang mereka pilih. (2) mental models – proses bercermin, sinambung memperjelas, dan meningkatkan gambaran diri kita tentang dunia luar dan melihat bagaimana mereka membentuk keputusan dan tindakan kita. (3) shared vision – membangun rasa komitmen dalam suatu kelompok, dengan mengembangkan gambaran bersama tentang masa depan yang akan diciptakan, prinsip dan praktek yang menuntun cara kita mencapai tujuan masa depan tsb. (4) team learning – mentransformasikan pembicaraan dan keahlian berpikir (thinking skills), sehingga suatu kelompok dapat secara sah mengembangkan otak dan kemampuan yang lebih besar dibanding ketika masing-masing anggota kelompok bekerja sendiri. (5) systems thinking – cara pandang, cara berbahasa untuk menggambarkan dan memahami kekuatan dan hubungan yang menentukan perilaku dari sistem.

hambatan penerapan learning organization

hambatan yang terjadi dalam penerapan learning organization di Indonesia tentang fairness yang membebani perusahaan, isu yang paling kuat adalah ketidakadilan dalam sistem penggajian, jadi bagaimana mungkin mungkin perusahaan bisa mendapatkan komitmen yang tinggi dari anggota dalam perusahaan jika jenjang penggajian sangat jauh sekali, di mana perbedaan gaji, fasilitas, dan “penghasilan” yang sangat jauh sekali di bawah staffnya.

hambatan yang lain adalah keterbatasan dalam memperoleh informasi, jadi bagaimana mengharapkan team learning bisa share pengetahuan jika informasi akan pengetahuan sangat minim, mahal dan hanya bisa dinikmati oleh segelintir orang. padahal informasi akan pengetahuan jika mudah diperoleh maka bisa digunakan untuk mentransfer pengetahuan ke yang lainnya.

perusahaan seperti apa yang berhasil dalam learning organization

tidak sedikit perusahaan yang meng-klaim telah berhasil dalam learning organization, tetapi jika diteliti lebih dalam dalam prakteknya hanya sebatas membentuk tim yang masing-masing anggotanya ditugasi mencari pengetahuan kemudian dibuat forum untuk saling mengajarkan ke yang lainnya. di bawah ini ada pertanyaan untuk meninjau apakah dan cermin apakah suatu organisasi layak disebut sebagai learning organization :

- apa benchmark yang digunakan sehingga suatu perusahaan sudah bisa mengatakan dirinya adalah learning organization ?

- apa praktek-praktek berorganisasi yang telah dijalankan ?

- bagaimana karyawan dipromosikan ? siapa yang dipromosikan ? berdasarkan kriteria apa (yang sesungguhnya terjadi dalam proses promosi) ?

- adakah upaya perusahaan secara sistematis untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kompetensi teknis, manajemen maupun kepemimpinan ?

- bagaimana karyawan memperoleh pengetahuan, keahlian dan pengalamannya ?

- apakah pelatihan karyawan dilakukan sistematis, memiliki objektif yang jelas, terukur hasil pelatihan, ada perhitungan cost dan benefitsnya ?

- seberapa cepat dan seberapa besar volume pertumbuhan kapasitas dan akuisisi pengetahuan, keahlian dan pengalaman karyawan yang bekerja di perusahaan yang mengklaim dirinya learning organization ?

- siapa karyawan yang keluar dari perusahaan (yang baik, good quality atau justru sebaliknya) ? mengapa mereka keluar ?

- berapa harga pasar karyawan yang keluar dari perusahaan tersebut (apakah ada perbedaan harga pasar yang mencolok antara mereka yang baru sebentar bekerja lalu keluar dan yang telah lama bekerja di perusahaan tersebut lalu keluar) ?

maka untuk membentuk suatu learning organization membutuhkan  keinginan kuat serta KERELAAN dari pemilik perusahaan untuk menginvestasikan reianed profit dalam bentuk pengembangan sistem organisasi, pertumbuhan “people” dan membuat organisasi bisnis tidak semata menjadi ‘ecomonic animal’ dan ‘profit making machine’.

selain itu, untuk mewujudkan learning organization ada kata kunci yaitu berbagi. kemauan berbagi adalah sifat dasar organisasi yang belajar; berbagi pengalaman sukses dan gagal. pola pikir ’saya sukses dengan begini dan saya mau kamu juga sukses seperti saya dengan begini’ serta ’saya gagal karena ini dan saya tidak mau kamu gagal karena ini’ harus menjiwai tiap individu dalam organisasi.

untuk menyukseskan suatu learning organization dalam upaya selamat menghadapi berbagai masalah baru dan perubahan zaman. untuk itu, baiklah dimulai dengan satu pertanyaan sederhana untuk diri kita sendiri dan orang yang terlibat dalam organisasi yaitu MAUKAH BERBAGI ?

KISS (Keep It Simple & Sweet)

 Keep It Simple & Sweet 
berikut kasus-kasus menarik…kita-kita yang berkutat di pekerjaan-pekerjaan improvement bisa belajar dari tiga kasus di bawah ini.

Kasus 1 :
 
Salah satu dari kasus yang ada adalah kasus kotak sabun yang kosong, yang terjadi di salah satu perusahaan kosmetik yang terbesar di Jepang. Perusahaan tersebut menerima keluhan dari pelanggan
yang mengatakan bahwa ia telah membeli kotak sabun (terbuat dari bahan kertas) kosong. Dengan segera pimpinan perusahaan menceritakan masalah tersebut ke bagian pengepakan yang bertugas untuk memindahkan semua kotak sabun yang telah dipak ke departemen pengiriman. Karena suatu alasan,
ada satu kotak sabun yang terluput dan mencapai bagian pengepakan dalam keadaan kosong. Tim manajemen meminta para teknisi untuk memecahkan masalah tersebut.

Dengan segera, para teknisi bekerja keras untuk membuat sebuah mesin sinar X dengan monitor resolusi tinggi yang dioperasikan oleh dua orang untuk melihat semua kotak sabun yang melewati sinar tersebut
dan memastikan bahwa kotak tersebut tidak kosong. Tak diragukan lagi, mereka bekerja keras dan cepat tetapi biaya yang dikeluarkan pun tidak sedikit.

Tetapi saat ada seorang karyawan di sebuah perusahaan kecil dihadapkan pada permasalahan yang
sama, ia tidak berpikir tentang hal-hal yang rumit, tetapi ia muncul dengan solusi yang berbeda.
Ia membeli sebuah kipas angin listrik untuk industri yang memiliki tenaga cukup besar dan mengarahkannya ke garis pengepakan. Ia menyalakan kipas angin tersebut, dan setiap ada kotak sabun yang melewati kipas angin tersebut, kipas tersebut meniup kotak sabun yang kosong keluar
dari jalur pengepakan, karena kotak sabun terbuat dari bahan kertas yang ringan.

Kasus 2 :
 
Pada saat NASA mulai mengirimkan astronot ke luar angkasa, mereka menemukan bahwa pulpen mereka tidak bisa berfungsi di gravitasi nol, karena tinta pulpen tersebut tidak dapat mengalir ke mata pena.
Untuk memecahkan masalah tersebut, mereka menghabiskan waktu satu dekade dan 12 juta dolar.
Mereka mengembangkan sebuah pulpen yang dapat berfungsi pada keadaan-keadaan seperti gravitasi nol, terbalik, dalam air, dalam berbagai permukaan termasuk kristal dan dalam derajat temperatur mulai
dari di bawah titik beku sampai lebih dari 300 derajat Celcius.

Dan apakah yang dilakukan para orang Rusia ?.
Mereka menggunakan pensil !!

Kasus 3 :
 
Suatu hari, pemilik apartemen menerima komplain dari pelanggannya. Para pelanggan mulai merasa waktu tunggu mereka di pintu lift terasa lama seiring bertambahnya penghuni di apartemen itu.
Dia (pemilik) mengundang sejumlah pakar untuk men-solve.

Satu pakar menyarankan agar menambah jumlah lift. Tentu, dengan bertambahnya lift, waktu tunggu jadi berkurang. Pakar lain meminta pemilik untuk mengganti lift yang lebih cepat, dengan asumsi, semakin cepat orang terlayani.
Kedua saran tadi tentu memerlukan biaya yang tidak sedikit.

Tetapi, satu pakar lain hanya menyarankan satu hal, “Inti dari komplain pelanggan anda adalah mereka merasa lama menunggu”.
Pakar tadi hanya menyarankan untuk menginvestasikan kaca cermin di depan lift, agar pelanggan teralihkan perhatiannya dari pekerjaan “menunggu” dan merasa “tidak menunggu lift”.

—

Moral cerita ini adalah sebuah filosofi yang disebut KISS (Keep It Simple & Sweet) atau ada jg yg menyebutnya Keep It Simple Stupid,  yaitu selalu mencari solusi yang sederhana, sehingga bahkan orang bodoh sekalipun dapat melakukannya.
Cobalah menyusun solusi yang paling sederhana dan memungkinkan untuk memecahkan masalah yang ada.
Maka dari itu, kita harus belajar untuk fokus pada solusi daripada pada berfokus pada masalah.

*”Bila kita melihat pada apa yang tidak kita punya di  dalam hidup kita, kita tidak akan memiliki apa-apa. *

*Tetapi bila kita melihat pada apa yang ada di tangan kita, kita memiliki segalanya.”*

pekerjaan (another view)-think positive attitude

pekerjaan apapun baik itu sebagai karyawan dan mupun yang sudah berusaha sendiri (memimpikan mempunyai usaha sendiri) sesuatu yang harus dikerjakan supaya bisa menghasilkan pendapatan. untuk seorang usahawan maka pekerjaan itu sebagai sarana untuk mendapatkan pendapatan dan menghidupi karyawan yang bekerja.

dikarenakan saya bekerja sebagai karyawan maka saya mau sharing tentang bagaimana memandang pekerjaan dari sudut yang lain, siapa tahu bisa membantu orang-orang yang stress atas pekerjaannya.

1. pekerjaan sebagai game dan teka-teki…

saya menganggap pekerjaan sebagai game dan teka-teki, supaya saya tidak stress ketika dikejar-kejar oleh deadline atau jika ada masalah yang harus diselesaikan, apalagi pekerjaan menuntut saya menjadi seorang problem solver untuk membantu yang lain. dikarenakan hal ini maka masalah yang ada, saya anggap sebagai game atau teka-teki yang harus diselesaikan, jika belum selesai maka jadi penasaran tetapi jika berhasil menyelesaikan masalah maka terdapat kepuasan batin yang sangat.

2. pekerjaan sebagai ajang nambah teman.

balik lagi pekerjaan saya yang menjadi problem solver maka hal ini menjadikan saya berhubungan dengan banyak orang, permintaan dari mereka untuk menyelesaikan masalah maka menjadikan saya lebih dekat satu langkah untuk menjadi teman mereka, karena punya banyak teman maka seberat apapun masalahnya maka saya anggap ringan saja dikarenakan banyak teman yang bisa membantu walaupun jadi ajang sebagai curhat mengenai pekerjaan saya.

3. pekerjaan sebagai ajang sehat…

nyambung ga yah heheh dibuat ter-sambung aja deh (walaupun maksa). balik lagi ke pekerjaan saya, saya bekerja di pabrik maka mau tidak mau jika ada permintaan untuk menyelesaikan masalah maka saya harus berjalan apalagi di pabrik tempat saya bekerja banyak sekali gedung (dari gedung A sampai dengan L) maka dengan berjalan maka saya bisa sehat. ditambah lagi sekarang ini ada lapangan basket (walaupun baru 1 ring) maka membuat saya makin semangat untuk bekerja, walaupun sebenarnya niatnya sih pingin main basket di kantor, tapi hal ini membuat saya tidak stress terhadap pekerjaan.

4. pekerjaan sebagai ajang cari pengetahuan…

pekerjaan menuntut saya untuk selalu bisa menyelesaikan setiap masalah yang ada, untuk menyelesaikan masalah maka saya harus mempunyai pengetahuan atau ilmu supaya bisa menyelesaikan masalah tsb dan enaknya di kantor terdapat banyak Learning Forum di mana saya bisa mempertambah pengetahuan, walaupun kadang pengetahuan yang baru tidak terhubung sama pekerjaan (tidak tahu eh ternyata berhubungan sekali dengan pekerjaan, kebodohan diri sendiri). karena akan tambah pengetahuan maka membuat saya bersemangat dalam bekerja dan pekerjaan, semangat ini yang saya bawa untuk tidak stress dengan pekerjaan.

itu sharing saya, bagaimana memandang pekerjaan yang banyak dan supaya tidak stress, bagaimana dengan Anda. saya yakin Anda akan memandang lain terhadap pekerjaan Anda supaya tidak stress dan terus bersemangat dalam bekerja (think positive attitude).

winners or losers

  

training kemarin membahas karakter Winners-Losers, soalnya karakter yang akan ada di setiap langkah manusia dalam mencari kesuksesan. karakter tsb akan menentukan apakah manusia sukses atau tidak.

ciri-ciri orang Winners dan Losers sebagai berikut :

Winners	Loser
1. kalau gagal akan mencoba terus sampai berhasil	1. kalau sudah gagal yah tidak mencoba lagi
2. pantang menyerah, berdaya juang tinggi	2. menyerah terhadap keadaan yang gagal
3. mencari solusi atas kegagalan	3. tidak berusaha mencari solusi
4. penuh dengan harapan dan visi menuju sukses	4. tidak ada harapan untuk maju dan visi untuk sukses
5. tidak ragu untuk memberi usaha yang lebih untuk menuju sukses	5. tidak ada usaha untuk sukses
6. berusaha untuk mencari kesempatan untuk sukses	6. tidak mencari kesempatan
7. sikap hidup yang selalu optimis terhadap kehidupan	7. sikap hidup yang pesimis terhadap kehidupan

 *silakan tambahkan sifat/karakter winners atau losers nya.

 karakter yang manakah kita –> Winners or Losers